Заказчик ведет активную торговую деятельность с множеством контрагентов. В качестве контрагентов выступают как поставщики, так и покупатели. Объем выполняемых операций в день в рамках группы компаний достигает 1000 документов.




В качестве целей автоматизации можно выделить:

• Систематизация хранения и обработки первичных документов
• Снижение рисков потери первичных документов
• Упрощение поиска и получения оперативного доступа к первичным документам
• Возможность сравнения данных в учетных системах и входящих и исходящих документов

В системе 1С:Документооборот должна сохраняться информация:

• О подписанных исходящих документах (договоры, накладные, счета-фактуры и т.д.)
• О входящих документах

Ключевой функционал разработанной системы – возможность выполнить сверку данных оперативной системы и данных системы 1С:Документооборот на предмет выявления расхождений. Сверка данных учетной системы и 1С:Документооборот предполагает сравнение операций в разрезе:

• Номер документа
• Дата документа
• Тип документа
• Организация (по данным ИНН и КПП)
• Контрагент (по данным ИНН и КПП)
• Сумма

В случае нахождения расхождений в данных первичных документов и учетных систем пользователь должен внести соответствующие корректировки и повторить сверку. Наличие сверки гарантирует, что к каждой операции учетной системы существует подтверждающий операцию первичный документ. И к каждому первичному документу существует операция в учетной системе.

Для выполнения указанной проверки все входящие и исходящие документы должны быть занесены в информационные системы по утвержденным схемам.

Схема отражения исходящих документов:

• Операция отражается в учетной информационной системе
• Каждой операции присваивается уникальный штрихкод
• На основании данных о проведенной операции учетная система вызывала WEB-сервис на стороне 1С:Документооборот для создания карточки документа
• В системе 1С:Документооборот создается карточка документа, с заполненными полями:
• Номер документа
• Дата документа
• Штрихкод документа
• Тип документа
• Организация
• Контрагент
• Сумма
• На основании операции в учетной системе печатаются соответствующие формы документа. Эти формы подписываются с двух сторон
• После подписания документа он сканируется и загружается в систему 1С:Документооборот
• В момент загрузки данных образ скана документа распознается при помощи системы ABBY FlexiCapture. В момент сканирования распознаются поля Номер, Дата, Штрихкод, Организация, Контрагент, Сумма
• В случае, если в системе 1С:Документооборот не был найден соответствующий по штрихкоду электронный документ, то создается карточка нового документа. Если карточка электронного документа найдена, то система сравнивает значения распознанных полей документа и данных электронного документа
• В случае наличия расхождения система помечает электронный документ как подозрительный

Выполнение операций по указанной схеме позволяет сравнить данные операций учетной системы и данные исходящих первичных документов. По каждой операции система сравнит данные ключевых полей с данными печатных документов. По каждому печатному документу система позволит определить корректно ли оформлена операция.

Схема отражения данных по входящим документам:

• Все входящие документы загружаются из внешней системы документооборота
• На основании переданных подписанных документов в системе 1С:Документооборот создаются карточки электронных документов с заполненными полями:
• Номер документа
• Дата документа
• Штрихкод документа
• Тип документа
• Организация
• Контрагент
• Сумма
• На основании полученных входящих документов в учетной системе ответственные сотрудники должны внести соответствующие операции в учетной системе

Выполнение операций по указанной схеме позволяет сравнить данные операций учетной системы и данные входящих первичных документов. По каждой операции система сравнит данные ключевых полей с данными печатных документов. По каждому печатному документу система позволит определить корректно ли оформлена операция.